01 / GETTING STARTED快速上手：从签约到员工能发信
新开通的企业邮箱，员工上岗首日反馈最多的三件事：不知道在哪登录、登录提示密码错误、能登录但发不出信。按下面四步走，这三件事基本不会发生。
确认域名与账号数，完成开通
需要准备一个企业域名（没有域名的可以先注册）、员工账号数量、购买年限。开通后拿到管理员账号，后续的解析、建号、搬家都在管理后台完成。
添加域名解析（这一步最容易被跳过）
登录域名服务商（阿里云、腾讯云、新网等）的解析控制台，把管理后台给出的记录逐条添加上去：MX 记录负责收信，SPF 与 DKIM 的 TXT 记录负责防伪造。MX 的优先级按后台给的数字填，不要自己改。
创建部门与员工账号
按组织结构建部门，再建账号，设置初始密码。建议开启"首次登录强制改密"，避免全公司都用同一个初始密码。账号数量可以后续随时增加。
员工首次登录
网页版入口是 qiye.163.com，用完整邮箱地址加初始密码登录。如果管理员开启了客户端授权码，那么 Foxmail、手机客户端这些地方要用授权码登录，而不是网页登录密码。
切换期的一个原则
老邮箱先别停。等新邮箱完成收发测试（内部互发、给外部客户发、外部客户回信），确认没问题再停旧服务。切换顺序错了，最容易出现"客户说发了你没收到"的扯皮。
02 / MIGRATION邮件搬家：把老邮箱的历史邮件带过来
换服务商时最怕的不是配置，是几千封历史邮件带不过来，或者搬到一半停在那儿。搬家的能力是现成的，卡住通常卡在三个地方：原邮箱没开 IMAP、密码用了登录密码而不是授权码、原服务商限速。
什么时候需要搬家
- 从其他企业邮箱、自建邮局、个人邮箱换到新服务商，历史邮件要跟着走
- 公司并购或部门整合，两套邮箱要并成一套
- 员工离职交接，需要把原账号的邮件完整留存给接手人
管理员批量搬家：两步配完
入口在管理后台的"邮件搬家"功能里。整个流程分两步，先配参数，再建对应关系。
第一步：配置搬家参数
填写原邮箱的收件服务器地址、端口、是否使用 SSL、是否开启定时增量搬家、搬家时间段。时间段建议放在下班后或夜间，避开大家的正常收发。
第二步：建立原邮箱与新邮箱的对应关系
系统需要拿到"原邮箱地址 + 原邮箱密码（或授权码）+ 新邮箱地址"这三者的对应，才能开始搬。原邮箱地址和新邮箱地址不一样时，可以逐个或批量修改对应关系。
激活搬家的两种方式
一种是管理员在后台统一填写原邮箱密码或授权码；另一种是让员工自己用"新邮箱地址 + 原邮箱密码"登录一次新邮箱，自动激活。账号多的时候，第二种更省事，但要提前跟员工说清楚怎么操作。
进度怎么看，怎么判断搬全了
- 按状态筛：未开始、暂停中、进行中、已完成。停在"未开始"超过半小时，基本是密码或授权码有问题。
- 看搬家日志：点进单个账号，能看到每个文件夹搬了多少封、失败多少封、几点开始搬的。文件夹级别的差异一目了然。
- 导出核对容量：导出的表格里有"已搬容量"和"已搬数量"，拿去和原邮箱的实际用量对比，是判断有没有搬全最直接的办法。
常见卡点对照
| 现象 | 常见原因 | 怎么处理 |
|---|---|---|
| 状态一直停在"未开始" | 原邮箱密码或授权码错误，或原邮箱没开 IMAP | 核对授权码有效期；回原邮箱开启 IMAP 后重新激活 |
| 搬到一半停了 | 原服务商限速、账号被临时锁定 | 调整搬家时间段分批跑，联系原服务商解锁账号 |
| 某些文件夹是空的 | 那些是员工电脑上的"本地文件夹"，不在服务器 | 本地文件夹搬不过去，需要员工手工导出或单独收集 |
| 失败数明显偏高 | 单封邮件过大、附件损坏、原邮件格式异常 | 看日志挑出失败邮件，单独下载后导入新邮箱 |
| 搬家很慢 | 邮件总量大、原服务商单账号限速 | 开启增量搬家，先让近期邮件到位，历史邮件慢慢跑 |
验收与收尾
搬完不要只看"已完成"三个字。抽三到五个账号（建议挑邮件最多的和最新的各一个），比对收件箱、已发送、自定义文件夹的邮件总数，以及最早一封邮件的日期。老邮箱保留只读一到三个月，过渡期两套都看，确认没人再往旧地址发信了再停。
03 / SENDING发信失败与退信怎么处理
发不出去分两种：一种是根本没发出去，界面上直接弹报错；另一种是发出去了但被退回，你收到一封退信。这两种的处理方式完全不同，先分清是哪一种。
情况一：发信时直接报错
| 提示文字 | 含义 | 处理办法 |
|---|---|---|
| 短时间发送对象过多，请稍候尝试 | 触发了频率限制 | 停 10 到 30 分钟再发，之后降低单次收件人数，分批发 |
| 检测到营销推广内容，无法发送 | 内容或收件人结构被判为推广 | 去掉大量图片和短链接，改为正常业务往来内容 |
| 您今天发送对象过多，请明日再试 | 当日额度用尽 | 次日恢复。长期频繁触发说明发信方式需要调整 |
| 联系人邮箱错误 | 地址写错或对方域名不存在 | 重新核对地址；对方域名打错了也常见 |
| 外部邮箱，您无权限外发邮件 | 管理员关掉了该账号的外发权限 | 找管理员在后台开启外发权限 |
情况二：收到退信
退信里最关键的是那行 SMTP 状态码。记住一条：5 开头是永久失败，重发没意义；4 开头是临时失败，过几小时可以再试。
| 状态码 | 通常含义 | 处理方向 |
|---|---|---|
| 550 5.1.1 | 收件人地址不存在 | 核对地址后重发，不用反复重试原地址 |
| 550 5.7.1 | 被对方策略拒收 | 多为发信域名或 IP 信誉问题，先查 SPF/DKIM/DMARC |
| 552 / 554 | 邮件大小或内容超限、被判违规 | 压缩附件或拆成两封；检查正文里的链接 |
| 421 | 连接数或频率超限 | 临时限流，降低并发后重试 |
处理顺序
- 先读码，判断是永久还是临时
- 看退信正文里写明的是"我方拒收"还是"对方拒收"
- 对方拒收的，先去把域名三项认证配齐，再谈重发
- 同一封邮件反复退的，换主题、换正文结构再发，不要原样复制重试
04 / RECEIVING收不到邮件，按这个顺序查
收不到信是报障里最多的一类。不用一上来就找服务商，按下面五步走，大部分情况自己就能定位。
看垃圾箱和隔离区
网页版左侧有垃圾邮件、病毒邮件、隔离区几个目录，被拦的邮件大多躺在这里。找到后可以直接标记为"非垃圾"，后续同类邮件就不会再被拦。
查收发信记录与拦截记录
管理后台能查到这个账号的收信明细：对方有没有投递成功、被我方的哪条策略拦下了、投递时间是什么时候。这一步能直接把"到底是谁的问题"确定下来。
让对方确认有没有收到退信
如果对方收到了退信，说明邮件确实到了我方但被拒收，把退信内容要过来，上面会写明原因。如果对方那边显示发送成功、你这边完全没记录，问题多半在中间链路。
检查域名解析是否还在
MX 记录被误删、域名到期、解析服务商换了，都会导致全公司一起收不到信。这种情况的特征是"所有人都收不到"，很好判断。
检查容量、规则与自动转发
邮箱容量满了会停止收信；设置了自动转发或收信规则，邮件可能被转到别处或直接删掉。只看单个人收不到时，优先查这里。
按影响范围快速判断
只有一个人收不到
查这个人的收信规则、容量、自动转发设置，以及是否误把发件人加入了黑名单。
全公司都收不到
查域名 MX 解析、域名是否到期、服务商侧是否有异常公告。
只有某个发件人发不进来
多为对方域名或 IP 被拦。可以让对方查 SPF/DKIM 配置，或在后台把对方域名加白。
验证码、平台通知收不到
先让对方平台重发；很多平台用共享 IP 发信，本身就容易进垃圾箱，需要平台侧换通道。
关于"进垃圾箱"
自己发出的邮件进了对方垃圾箱，通常跑不出四个原因：发信域名没配 SPF/DKIM/DMARC；正文图片过多、短链接扎堆；域名和 IP 没有发信历史；收件人从来不回复。前两条能在一天内改完，后两条只能靠时间积累。
05 / CLIENTS客户端设置：Foxmail、Outlook、手机
客户端配置失败，九成是三个原因：用了登录密码而不是授权码、发件服务器没填、加密端口没勾 SSL。先把参数抄对，再谈其他。
服务器参数
| 协议 | 服务器地址 | 不加密端口 | SSL 端口 | 说明 |
|---|---|---|---|---|
| IMAP（推荐） | imaphz.qiye.163.com | 143 | 993 | 多设备同步，服务器文件夹结构保留 |
| POP3 | pophz.qiye.163.com | 110 | 995 | 下载到本地，换设备看不到历史 |
| SMTP（发信） | smtphz.qiye.163.com | 25 | 994 | 发信必须单独填这一项 |
三个通用要点
- 账号名填完整邮箱地址，不是只填 @ 前面那一截，这是最常见的错误
- 一律勾选 SSL，端口跟着换成加密端口，不要用 143/110/25 这些明文端口
- 密码填授权码：管理员开了客户端授权码的，客户端要用授权码，网页登录密码在客户端里会一直报错
各端配置入口
| 客户端 | 入口路径 | 关键动作 |
|---|---|---|
| Foxmail | 工具 → 账号管理 → 新建 | 点"手动设置"，接收类型选 IMAP，收发服务器分别填上表参数 |
| Outlook 2016 | 文件 → 添加账户 → 手动配置 | 选 IMAP，不要选 Exchange；发件服务器单独填 |
| iPhone / iPad | 设置 → 邮件 → 账户 → 添加账户 → 其他 | 选"添加邮件账户"，收件与发件服务器分别填 |
| Android | 系统邮件 App，或网易邮箱大师 | 选"其他"或手动 IMAP，授权码登录 |
| Mac 邮件 | 邮件 → 添加账户 → 其他邮件账户 | 自动配置失败就选手动，填同样参数 |
| Windows 邮件 | 添加账户 → 高级设置 | 选"Internet 电子邮件"，不要选 Exchange |
五个高频故障
一直提示密码或账号错误
先确认后台有没有开启客户端授权码。开了就必须用授权码登录，用网页密码会一直报错。授权码在账号安全设置里生成，生成后网页登录密码不受影响，可以同时使用。
能收邮件，但发不出去
发件服务器那一栏没填，或者端口与 SSL 不匹配。发件用 smtphz.qiye.163.com，勾选 SSL 后端口是 994。填了 994 却没勾 SSL，表现就是一直连接超时。
连接超时、连服务器都连不上
两种情况：端口填了加密端口但没勾 SSL；或者公司网络、公共 WiFi 封了邮件端口。换个网络试一下，能连上就是网络策略的问题。
只能看到最近一个月的邮件
POP 模式默认只下载近期邮件，更早的留在服务器。把账户改成 IMAP 就能看到全部文件夹；继续用 POP 的话，在账户设置里调整保留天数，并勾选"在服务器保留副本"。
客户端删了信，网页上也没了
账户设置里没勾"在服务器保留副本"，或者用了 POP 且设成删除后同步。改成 IMAP 后，客户端和网页是同一份数据，删信会同步，这个行为要提前跟员工讲清楚。
06 / SECURITY域名解析与安全设置
这三项记录决定别人收到你的邮件时，系统信不信你。配了不一定进收件箱，不配则很容易进垃圾箱，甚至被冒充。
三项记录各管什么
SPF：声明谁能代你发信
一条 TXT 记录，列出允许用你域名发信的服务器。没配的话，任何人都能冒用你的域名发信，收件方也无从判断真假。
DKIM：给邮件盖个防伪章
后台生成一对密钥，公钥以 TXT 记录加到 DNS。收件方用公钥验签，确认邮件内容在传输途中没被篡改。
DMARC：告诉对方不通过怎么办
基于 SPF 和 DKIM 的结果给出处理策略：只观察、投进隔离、直接拒收。建议先从"只观察"开始，收到报告后再收紧。
配置顺序
先 SPF，再 DKIM，最后 DMARC。DMARC 依赖前两项的结果，顺序反了会看到一堆误报。
其他值得开的设置
- 二次验证与异地登录提醒：账号被盗常见的前兆是异地登录，提醒开了能尽早发现
- 客户端授权码独立管理：员工离职或设备丢失时，单独停用授权码，不用改登录密码影响所有人
- 邮件审核：指定部门或关键词，外发前需要主管审批，适合财务、法务这类岗位
- 邮件归档：合规行业需要长期留存收发记录，归档是独立于员工邮箱的存储，删信也不影响归档
07 / FAQ常见问题
下面这些问题被问到的频率最高。没覆盖到的，直接联系我们。
邮件搬家一般要多久？
看邮件总量和原服务商给的单账号限速。几千封的账号通常几个小时内完成；几十万封的大账号建议分成几个晚上搬。开了增量搬家之后，切换期原邮箱新到的邮件还会继续同步。
搬家会不会丢邮件？
正常配置下不会，但有三类搬不过来：原邮箱里的本地文件夹（只存在员工电脑上，不在服务器）、原邮箱已经彻底删除的邮件、原服务商不开放 IMAP/POP 的账号。搬完抽查三到五个账号，比对邮件总数和最早一封的日期，是最稳妥的验收方式。
搬完以后老邮箱还能继续收信吗？
能，只要不改动原域名的 MX 解析就仍然可以收。常见做法是老邮箱保留只读一到三个月，过渡期两套都看，确认没有客户再往旧地址发信了再停掉。
收不到邮件，第一步查什么？
先看垃圾箱和隔离区，再查管理后台的收信记录与拦截记录，最后让对方确认有没有收到退信。这三步能覆盖大部分情况：只有一个人收不到多半是规则或容量，全公司收不到多半是解析，某个发件人发不进来多半是被拦。
退信里应该看哪一行？
看 SMTP 状态码。5 开头是永久失败，重发没有意义；4 开头是临时失败，过几个小时可以再试。退信正文一般会写明是我方拒收还是对方拒收，这决定了接下来该改配置还是改邮件内容。
Foxmail 一直提示密码错误怎么办？
先确认后台有没有开启客户端授权码。开启后客户端必须用授权码登录，用网页登录密码会一直报错。授权码在账号安全设置里生成，生成后原登录密码不受影响。
手机能收邮件但发不出去，是什么原因？
多数是发件服务器没填，或者端口与 SSL 不匹配。发件服务器是 smtphz.qiye.163.com，不加密用 25 端口，勾选 SSL 后用 994 端口。填了加密端口却没勾 SSL，表现就是一直连接超时或发送失败。
客户端只能收到最近一个月的邮件？
POP 模式默认只下载近期邮件，更早的留在服务器上。把账户改成 IMAP 就能看到服务器上的全部文件夹与历史邮件；继续用 POP 的话，在账户设置里调整保留天数并勾选"在服务器保留副本"。
怎么减少邮件进对方垃圾箱？
把 SPF、DKIM、DMARC 三项配齐是最有效的一步，其次是别在正文里堆图片和短链接、别用买来的地址名录群发。这些能明显改善投递表现，但没有任何方法可以保证每一封都进收件箱，凡是这么承诺的都不可信。
开通、搬家、客户端配置可以代办吗？
可以。企业邮箱 800 元/年起，从域名解析、账号开通、历史邮件搬家到各端客户端配置都可以代办，服务时间 7×12 小时。电话 18923838864，微信 szweikubao。
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